Mahasiswa Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Universitas Negeri Surabaya (UNESA) melaksanakan kegiatan observasi akademik di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Sidoarjo (UMSIDA) sebagai bagian dari penguatan pembelajaran kontekstual pada mata kuliah Manajemen Arsip Elektronik. Kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan surat permohonan resmi dengan nomor B/53095/UN38.7/TU.00/2026 tertanggal 17 April 2026.
Kegiatan observasi diikuti oleh delapan mahasiswa, yaitu Wildan Husrori, M. Daffa Zaki, Rachmanita Febriyani, Silfy Ayu Ningtias, Fitri Kartika Permai, Neha Lailatul Khusna, Yuliana Hapsari, dan Arfinda Chacha Putri R. Selama kegiatan berlangsung, mahasiswa didampingi oleh Nurhayati, S.IIP selaku perwakilan dari Perpustakaan UMSIDA yang memberikan penjelasan teknis sekaligus arahan terkait praktik pengelolaan arsip elektronik di lingkungan perpustakaan.
Dalam pelaksanaannya, observasi ini difokuskan pada pengenalan sistem pengelolaan arsip digital yang mencakup proses penciptaan, pengklasifikasian, penyimpanan, pemeliharaan, hingga temu kembali arsip. Mahasiswa juga mempelajari bagaimana perpustakaan mengelola dokumen digital secara terstruktur melalui sistem berbasis teknologi informasi, termasuk penggunaan perangkat lunak pengelolaan arsip, pengaturan metadata, serta penerapan standar keamanan dan backup data untuk menjaga integritas informasi.
Selain aspek teknis, mahasiswa memperoleh pemahaman mengenai pentingnya tata kelola arsip elektronik yang sesuai dengan prinsip efisiensi, akuntabilitas, dan keberlanjutan. Dalam konteks ini, arsip tidak hanya dipandang sebagai dokumen statis, tetapi sebagai sumber informasi strategis yang mendukung pengambilan keputusan dan pelayanan informasi. Pendampingan langsung dari pihak perpustakaan memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk berdiskusi, mengklarifikasi konsep, serta mengaitkan teori yang dipelajari di kelas dengan praktik nyata di lapangan.
Kegiatan ini juga menekankan pentingnya literasi digital dalam pengelolaan arsip modern. Mahasiswa diajak untuk memahami tantangan pengelolaan arsip di era digital, seperti keamanan data, keaslian dokumen, serta efisiensi akses informasi. Dengan demikian, observasi ini tidak hanya meningkatkan pengetahuan teknis, tetapi juga membangun kesadaran kritis terhadap pengelolaan informasi yang berkualitas.
Melalui kegiatan observasi ini, mahasiswa diharapkan mampu mengembangkan kompetensi profesional dalam bidang administrasi perkantoran, khususnya dalam pengelolaan arsip berbasis elektronik. Kegiatan ini sekaligus menjadi wujud kolaborasi akademik antar institusi dalam mendukung pembelajaran yang aplikatif, sistematis, dan relevan dengan kebutuhan dunia kerja.
baca juga: Kerjasama dengan Samarkand Branch of Tashkent State University of Economics
